Como organizar um estoque de loja? 6 dicas essenciais

Publicado 23/03/2021

Organização é importante em qualquer área de um negócio. Ela mantém, entre outros fatores, a estética, a funcionalidade e qualidade. Para lojistas, a preocupação em deixar os espaços visíveis aos clientes sempre limpos e organizados deve sempre ser tratado como uma das prioridades. Porém nem todos sabem como organizar um estoque.

Mas o que muitos esquecem é que o estoque faz parte da loja e, apesar de ficar fora da vista do público, precisa estar sempre bem organizado para não criar insatisfação, constrangimento e prejuízo. Quando produtos começam a encalhar ou, pior ainda — a sumir —, é um bom sinal de há falhas no seu estoque.

Com um depósito organizado é possível evitar gastos desnecessários e garantir vendas. Quando o acesso ao produto é rápido, o tempo que o cliente poderia usar para desistir da compra é reduzido. Ninguém mais tem paciência de esperar o vendedor por muito tempo. A agilidade no processo é essencial para garantir um cliente satisfeito.

Além da agilidade, quando o depósito está ordenado ele permite que o vendedor tenha facilidade para visualizar e encontrar os produtos com maior eficácia. Uma venda desfeita por não ter encontrado o produto no estoque é um desperdício de tempo e dinheiro.

Está em busca de saber como organizar um estoque? Então continue a leitura e confira!

Dicas e técnicas de como organizar um estoque

1. Conheça a sua demanda

A primeira dica é fundamental na hora de se preparar sobre como organizar um estoque.

Ao observar a rotatividade dos produtos e quais áreas da loja são visitadas com mais frequência, é possível definir quais peças saem com mais rapidez e quais possuem uma demanda menor porque são sazonais ou porque possuem um uso específico, por exemplo. Dessa forma as peças com saída mais rápida devem ser posicionadas em locais de fácil acesso e os produtos que saem com uma frequência menor podem ser estocados mais ao fundo. 

2. Cada coisa no seu lugar

Ao saber quais são os produtos com maior demanda e quais possuem uma demanda menor é possível definir os locais de armazenagem para cada um. Os produtos que possuem uma saída maior devem ficar armazenados de forma que o seu alcance seja fácil. Por exemplo, produtos pequenos e avulsos podem ser colocados dentro de um contêiner de plástico transparente e depositados em uma prateleira que fique na altura dos olhos, o que garante boa visão e fácil alcance.

Produtos grandes e pesados com pouca demanda podem ser armazenado em prateleiras baixas, na altura dos pés. Produtos leves e volumosos com baixa ou média demanda podem ser armazenados em prateleiras mais altas. Se cada produto tiver o seu lugar definido conforme a sua demanda e volume, o acesso e a conferência se tornam mais eficazes e o seu projeto de como organizar um estoque de loja será facilitado.. 

3. Crie setores de armazenagem 

Dentro de cada loja há produtos que se complementam ou que de alguma forma estão ligados entre si. Por exemplo, em uma loja de roupas você pode setorizar por masculino, feminino e infantil. Ou por acessórios, calças, saias, vestidos, etc. Peças que se complementam, como maiô e saída de praia devem ficar próximas porque a venda de ambas costumam acontecer juntas. 

Com isso, mais do que saber como organizar um estoque, você conseguirá colocar em prática uma setorização que agilizará no dia a dia.

Estoque organizado com setores de armazenagem

4. Identifique os produtos

É importante que os produtos estejam identificados por etiqueta, código de barras ou qualquer outro tipo de identificação para que não haja necessidade de retrabalho. A identificação auxilia na conferência do produto e garante que o cliente receberá o que procurava e não haverá frustrações.

5. Observe a indicação do fabricante 

É importante pesquisar e observar as indicações do fabricante quanto ao armazenamento de cada produto. Alguns fabricantes especificam a temperatura, máximo de unidades que podem ser empilhadas, formas de manuseio e outros produtos que não devem entrar em contato.

Se você está na jornada de saber como organizar um estoque, é importante se ater a essas especificações. Tendo este cuidado, você evitará que hajam problemas com devoluções e prejuízo.

6. Tenha um gerenciamento de estoque eficaz

Saber quando repor o estoque, como fazer o controle de saída e conferência é tão importante quanto entender como organizar um estoque. Sem uma gestão de estoque eficiente, o risco de faltar ou encalhar produtos, por mais organizado que o estoque seja, é grande. Por isso é importante que o investimento em tecnologias, como softwares que auxiliam no controle e gestão de estoque, seja feito. 

Assim como o controle de saída é importante no gerenciamento de estoque, a reposição também precisa ser eficiente. Existem 4 possibilidades, no caso das reposições, que envolvem 2 fatores: produtos com alta ou baixa saída e reposições do tipo pontuais ou contínuas.

Alta saída e reposições pontuais: muito cuidado com o fornecedor. Se o produto tem alta saída e a reposição for pontual, acontecendo mensalmente ou bimestralmente, por exemplo, você corre o risco de ficar sem produto. Planejamento aqui é a chave para se dar bem.

Alta saída e reposições contínuas: com certeza, o melhor dos mundos. Você não onera o seu fluxo de caixa e nem o seu espaço físico, pois não precisa comprar bastante. Analise se a negociação muda e compare os valores dos descontos com os custos de deixar a mercadoria estocada para ver o que é mais vantajoso, visto que este tipo de produto provavelmente é a vaca leiteira da sua loja.

Baixa saída e reposição pontual: fácil de gerenciar e ideal que seja desta forma. Tente apenas não comprar uma quantidade maior do que o tempo de duração previsto no estoque para não correr o risco de ficar longos períodos sem o produto.

Baixa saída e reposição contínua: seu contato com o fornecedor aqui deve ser mais constante. Cuidado para não cair na tentação de aproveitar uma promoção e encher seu estoque de produtos com baixo giro. 

Benefícios de ter um estoque organizado

Quando você compreende como organizar um estoque e o mantém organizado, garante as vendas sem ter gastos necessários. Isso ocorre porque você passa a ter um maior controle sobre o armazenamento de mercadorias, convertendo-as em receita.

Sendo assim, ao organizar e ter uma estratégia estabelecida sobre seu estoque, será possível desfrutar dos seguintes benefícios:

Ter sua loja organizada

Em lojas desorganizadas, é comum vermos excesso de produtos nas gôndolas e nas prateleiras. A organização desse espaço físico é tão importante quanto sua ideia de como organizar um estoque.

Opte, portanto, por ter menos produtos expostos e dispô-los de maneira adequada, para que chame a atenção dos seus consumidores da forma correta. Também se torna mais fácil verificar as datas de validade de cada produto, colocando os que estão para vencer em exposição.

Agilidade no atendimento

Ao buscar como organizar um estoque, consequentemente você entende o comportamento do mercado e sabe qual produto vende mais em certos períodos. Dessa forma, será possível programar uma quantidade de estoque adequada para atendimento dessa demanda.

Sua marca conseguirá vender e entregar produtos com agilidade, atendendo aos pedidos feitos e conquistando a satisfação dos clientes. Esse é o oposto das empresas que acabam perdendo vendas porque não conseguem atender ao volume de demanda.

Precisão no controle de inventário

Outro benefício de entender como organizar um estoque é a precisão no controle do inventário. Isso possibilita total segurança sobre os produtos que estão armazenados.

Se não há um método de organização para seu estoque, os produtos acabam sendo retirados sem nenhum controle — representando prejuízo para a empresa.

Também pode ocorrer tomadas de decisões comerciais baseadas em informações erradas, acarretando em insatisfação ou outros problemas para o negócio.

Redução de perdas

Como organizar um estoque?

O armazenamento de mercadorias a partir de uma metodologia de organização garante o controle de datas de validade, do lote e de outras informações que são fundamentais para que seja reduzida ao máximo as perdas. Ou seja, buscar entender como organizar um estoque de loja organizado impacta diretamente nos custos.

Quem trabalha com produtos perecíveis sabe bem como é, por exemplo, ter um volume muito grande desse tipo de mercadoria em estoque. Se não há controle, torna-se impossível tomar decisões estratégicas para fazê-lo girar.

Uma dessas decisões pode ser o lançamento de uma promoção para vender os produtos antes do vencimento, mesmo que uma margem de lucro menor. O importante é garantir o preço de custo, algo que não aconteceria se a mercadoria fosse para o lixo.

Melhora o controle financeiro 

Conhecer o hábito de consumo dos seus clientes é essencial para saber como organizar um estoque, pois permite ter uma visão mais ampla em relação ao que investir e, dessa maneira, buscar diferenciais para seu negócio.

O fato é que somente o tempo e a experiência contribuem com essas informações.

Outro ponto que vale a pena ser mencionado é a necessidade de ter um cadastro de produtos correto. Ele permite saber exatamente qual o giro de estoque da sua loja, bem como quais produtos são os mais procurados e, dentre eles, quais marcas seus clientes mais compram.

2 tipos de soluções que ajudam a organizar seu estoque

Sabemos que a tecnologia tem avançado rapidamente e apresenta diversas opções de melhorias em processos burocráticos, como é dos sistemas empenhados em compreender como organizar um estoque de forma ágil.

Nesse sentido, os softwares de vendas auxiliam no gerenciamento do estoque, bem como no relacionamento com os clientes — duas esferas que estão muito próximas.

O ponto é que tudo que possibilite agilizar suas vendas e melhorar o desempenho do negócio se mostra uma ferramenta eficaz.

Nós separamos algumas soluções que ajudam a organizar seu estoque. Confira!

ERP

O Sistema de Gestão Empresarial, ou Enterprise Resource Planning (ERP), é a ferramenta que permite otimizar o fluxo de informações e integrar dados de todos os setores da empresa. Ela é ideal para você, que está entendendo como organizar um estoque.

Isso ocorre por meio de softwares específicos de controle de estoque, utilizados para analisá-los. Por meio de um ERP, você consegue conduzir o negócio e tomar decisões estratégicas de maneira precisa.

Permanece ao seu alcance dados referentes a: contas a pagar e contas a receber, faturamento, fluxo de caixa, fornecedores, recursos humanos, impostos e outros.

Um dos módulos dessa ferramenta é o controle e organização de estoque, possibilitando uma visão clara de dados como:

  • Cadastro de produtos;
  • Histórico de vendas;
  • Matéria-prima armazenada;
  • Custo de mercadorias;
  • Prazo de entrega dos fornecedores;
  • Entradas e saídas de estoque;
  • Picos de vendas;
  • Principais períodos de vendas do ano;
  • Nota fiscal eletrônica.

Essa solução te deixa fazer análises individuais de desempenho de cada item vendido. A partir disso, é possível desenvolver ações e estratégias de marketing para alavancar a difusão do produto no mercado, desafogando o estoque.

Alguns ERP com ótimos módulos de organização e controle de estoque: TagPlus, Alterdata, Omie, Conta Azul e Bling.

2. SRM

O Software de Gestão de Relacionamento com Fornecedores, ou Supplier Relationship Management (SRM), é uma ferramenta estratégica para a organização do estoque.

Ela funciona a partir de um conjunto de ações que otimizam a relação da empresa com os fornecedores. Viabiliza a tomada de decisões baseadas no fluxo de entrada e saída de determinados produtos.

Esse tipo de software torna mais fácil o controle dos processos relativos aos inventários, bem como materiais utilizados e aquisição de bens e serviços.

Como escolher a melhor solução para o seu negócio

Na hora de escolher um SRM ou ERP para o seu negócio, é fundamental avaliar quais necessidades você está buscando solucionar. Se facilitar seu processo de como organizar um estoque é prioridade, foque nas funcionalidades que melhor atendam às suas demandas.

O custo é muito importante, pois a opção pode ser a mais completa, mas será prejudicial às finanças se tiver que sacrificá-las para manter a ferramenta. Observe, portanto, qual solução apresenta o melhor custo-benefício.

O suporte do ERP ou do SRM também é importante, pois ele é capaz de tirar dúvidas e resolver problemas relacionados à ferramenta sempre que precisar.

Atente-se aos canais de atendimento que cada ferramenta oferece, bem como os horários. Evite aquelas que são restritas a determinados canais, como somente e-mail ou apenas telefone. Desse modo, sua equipe não fica refém de um tipo de atendimento.

Outro ponto fundamental é a possibilidade de testar. Se você não conhece o serviço, verifique quais ferramentas oferecem essa oportunidade. Assim, há como saber quais, de imediato, têm as melhores navegabilidades e funções.

A facilidade de implementação também deve ser avaliada, pois é a ferramenta que deve ser adaptada ao seu negócio, não o contrário. Se ela exige determinado maquinário, o custo se torna elevado, pois requer investimento.

Está convencido de que um estoque bem-organizado influencia na saúde financeira de um negócio? Então que tal continuar na busca por conhecimentos para seu negócio? Clique aqui e confira a importância de investir no giro de estoque, além de conhecer dicas práticas para aplicá-lo.

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