Prevenção de perdas no varejo

Publicado 19/03/2021

Gastos imprevistos são verdadeiros pesadelos para qualquer negócio. Eles são responsáveis pelo aumento do orçamento e pela diminuição do seu percentual de lucro. Eles sugam a sua margem e viram uma bola de neve quando são ignorados.

Produtos que estragam, que desaparecem do estoque e que saem de moda são alguns exemplos de como esses gastos imprevistos podem afetar a vida de qualquer varejista. Mas como evitar que essa prática aconteça? 

No artigo de hoje, temos dicas valiosas de como fazer a prevenção de perdas para que o lucro da sua loja não seja afetado com imprevistos dispendiosos. Confira!

Como definir o que é perda, custo ou despesa?

Diferente da despesa ou do custo, a perda não gera receita e nem traz retorno financeiro. A despesa é o bem consumido para a obtenção de receita. A comissão do vendedor pode ser caracterizada como uma despesa porque o gasto com o vendedor irá gerar receita para o negócio. 

O custo é o gasto que se tem na produção de um produto ou na prestação de um serviço, como por exemplo, a energia elétrica. Já a perda consiste em um gasto imprevisto que não está relacionado com a geração de receita, por exemplo, quando um produto estraga ou quebra. Ou seja, a perda é realmente um verdadeiro terror para o negócio e preveni-las é um investimento na oportunidade de crescimento.

O que é prevenção de perdas?

Prevenção de Perdas

A prevenção de perdas consiste em práticas estratégicas para evitar gastos desnecessários. Ela pode ser aplicada em todos os processos e operações de um negócio, seja no gerenciamento de estoque, na aquisição de equipamentos ou no controle de custos. 

Ao diminuir os gastos com perdas, automaticamente o seu lucro ficará menos comprometido e crescimento irá aumentar.  

Conscientização e atos de prevenção são estratégias a serem tomadas por todo o varejista para que as perdas não comprometam o crescimento. Para que essa prevenção seja eficaz, é preciso ter um controle de perdas e traçar uma solução para cada uma delas.

Em seguida vamos apresentar alguns tipos de perdas que os varejistas costumam enfrentar e possíveis soluções para cada uma delas. Confira!

Perda de produto 

Há várias formas do varejista ser afetado pela perda de produto. Ela pode acontecer pelo mau armazenamento, manuseio excessivo, acidente, furto interno ou externo e até mesmo por conta de fornecedores mal-intencionados. 

Soluções: Para evitar esse tipo de perda é importante que o gestor esteja atento às instruções de armazenagem disponibilizadas pelo fabricantes, o manuseio correto de cada produto para que ele não sofra avarias em demonstrações.

Para evitar furtos, medidas como câmeras de segurança, etiquetas anti-furto e controle de registro no caixa auxiliam a diminuir esse tipo de perda. É também importante ter uma rede de fornecedores confiáveis que lhe ajudarão a manter seu estoque com produtos intactos. 

Desorganização de estoque 

A desorganização de estoque causa muita perda por conta da falsa falta de produtos, que na verdade estão no meio da “bagunça”. Outro potencializador das perdas é o encalhamento de produtos, já que não geram lucro estando parados, se caracterizam assim como perdas.

Para produtos com prazo de validade, o estoque desorganizado é ainda mais fatal. Isso porque a equipe responsável terá que descartá-los antes mesmo de chegar às mãos do cliente.

Soluções: Ter um bom sistema de gerenciamento de estoque eficaz, que permita ter acesso a um inventário atualizado com rapidez e um melhor controle do estoque. Mas a principal solução é manter o estoque organizado, setorizado e limpo. 

Produto obsoleto  

O produto obsoleto encalha no estoque e gera perda porque, já não apresenta uma utilidade para o consumidor. É possível encontrar esses produtos em promoções que duram mais tempo do que deveriam.

Um bom exemplo disso é quando o pedido foi grande mas a demanda acabou antes do estoque. Se, por acaso, o produto saiu de linha, de moda ou surgiu um modelo novo com um custo/benefício melhor, temos um produto obsoleto.

Soluções: Para prevenir esse tipo de perda é importante ter consciência de que toda moda passa, e produtos que são tendência costumam cair em esquecimento, mais cedo ou mais tarde.

A gestão de estoque precisa ser feita com consciência, ao perceber o crescimento da demanda e prevendo a sua queda. Promoções devem ser feitas o quanto antes para que, ao invés de eliminar o produto com 80%, você consiga com 10 ou 20%, evitando maiores prejuízos.

Como otimizar o seu processo de compras e praticar a prevenção de perdas no varejo?

Uma das melhores formas de praticar a prevenção de perdas no varejo se dá por meio da otimização do processo de compras.

Sabemos que o setor de compras é uma importante engrenagem para o funcionamento do seu negócio, portanto, você deve conhecer boas práticas de gestão de compras para tornar essa área cada vez mais estratégica e eficiente.

Quando pensarmos em como ocorria o processo de compras no passado, lembraremos que a maior parte do trabalho era manual. Pois é, demandava muito tempo da equipe! Além do tempo, o trabalho manual aumentava consideravelmente a quantidade de riscos de erros recorrentes. Só que o tempo foi passando e as empresas notaram a importância de investir em tecnologia, dentre elas as voltadas para a gestão de compras.

Essa decisão estratégica se tornou vital para os negócios que desejam se manter firmes no mercados, principalmente os que buscam um diferencial competitivo.

Tendo em vista que o processo de compras é essencial para alavancar os resultados, ele deve ser feito de maneira eficiente. Deixe de lado, portanto, o excesso de burocracia que ainda insiste em assombrar o setor. Direcione sua atenção para as soluções capazes de praticar a prevenção de perdas no varejo. Nós separamos as principais:

Conheça o seu consumo interno 

A prevenção de perdas no varejo começa por um conhecimento básico, que é o seu consumo interno. Saiba, em detalhes, qual é.

Aqui, o ponto crucial é identificar o que e quanto é necessário comprar. Estude periodicamente o consumo para entender o padrão e, consequentemente, separar e destinar as receitas de forma adequada. Peça para os responsáveis de cada departamento que detalhem suas respectivas rotinas para entender a necessidade de cada produto.

Tenha em mente que informações como estas são valiosíssimas e capazes de reduzir o tempo gasto no processo de compras, bem como itens que não serão utilizados. Faça-os identificar o fluxo de consumo de cada material para prever a necessidade de reposição no tempo correto.

Invista no Digital Transaction Management

Se você nunca ouviu falar em Digital Transaction Management, a gente te conta o que é. Trata-se de uma ferramenta que deixa o processo de compras mais ágil, seguro e produtivo.

Essa tecnologia facilita as relações jurídicas entre empresas, também simplifica a edição, o envio e a assinatura de contratos eletrônicos, organiza e guarda esses e outros documentos, bem como permite transações de qualquer hora e lugar.

Os contratos eletrônicos já são regulamentados e seguem as mesmas regras dos tradicionais, porém têm como principal vantagem a rapidez na assinatura e a economia de dinheiro com impressão, transporte e armazenamento.

Monitore as estratégias adotadas

É fundamental monitorar as estratégias adotadas para entender o crescimento do seu varejo. Boas técnicas são essenciais, porém apenas a aplicação delas não é suficiente. Observe de perto se os resultados estão compatíveis com o esperado.

Lance mão de bons indicadores de desempenho para acompanhar o progresso de cada estratégia, observando tanto o que dá certo quanto o que está errado no processo de compras.

Assegure que os processos sejam, ao mesmo tempo, monitoráveis e mensuráveis, tanto em relação ao custo quanto ao tempo. Isso facilita a tomada de decisões e a implementação de mudanças para reduzir custos e fazer a prevenção de perdas no varejo.

Acompanhe as sazonalidades 

prevenção de perdas

Outra dica para otimizar seu processo de compras e praticar a prevenção de perdas no varejo diz respeito ao acompanhamento das sazonalidades.

Observe, portanto, quais produtos e serviços são os mais consumidos para prever a necessidade de reposição de mercadorias. Entretanto, atente-se ao fato de existirem sazonalidades que acabam demandando uma reposição maior ou menor.

Natal, Dia das Mães, Black Friday e outras são datas comemorativas e períodos do ano que precisam de bastante atenção. Trabalhe para que sua cobertura de estoque seja precisa. 

Diminua seu ciclo de compra

Continuando o trabalho de prevenção de perdas no varejo por meio da otimização do processo de compras, aqui tem mais uma estratégia bastante eficiente: reduzir seu ciclo de compra.

Essa redução é feita para obter um menor custo de aquisição, ao mesmo tempo que aumenta a eficiência do processo de compras.

Quando você diminui o ciclo de compra, os laços com os fornecedores são estreitados. Isso gera melhorias no processo de negociação. Além disso, torna-se viável avaliar a concretização de novas parcerias para o seu varejo.

Estabeleça a qualidade como sua prioridade 

Não se engane achando que o baixo custo dos produtos garante economia. Priorize a qualidade, pois o excesso de devoluções — independentemente do motivo — acarreta o aumento dos custos da manutenção do seu estoque.

Escolha a dedo seus fornecedores e seja rigoroso em aspectos como qualidade e suporte, afinal, você precisará deles no auxílio a eventuais trocas e reposições emergenciais.

Automatize para ganhar agilidade

A automatização de processos manuais é um dos melhores métodos para otimizar os fluxos de trabalho. Softwares de automação vêm com excelentes ferramentas que fazem a prevenção de perdas no varejo, alcançando benefícios como:

  • Melhora da eficiência;
  • Diminuição na incidência de erros;
  • Simplificação de processos de gestão;
  • Agilidade na autorização de documentos;
  • Coordenação da disponibilidade de estoque;
  • Dados que facilitam a tomada de decisões.

Aumente a compra de produtos locais

Sempre que for possível, tente substituir os fornecedores de outras regiões pelos locais. Comprar localmente tem vários benefícios, pois esses fornecedores se encontram mais próximos de você podem oferecer condições bem favoráveis para compra.

É importante destacar, no entanto, que essa troca, com o objetivo de reduzir custos, não pode ser feita quando há o comprometimento da qualidade daquilo que você já oferece hoje.

Conte com a terceirização de algumas compras

A terceirização de algumas compras é um dos recursos cada vez mais utilizados por quem busca prevenção de perdas no varejo e o consequente aumento da eficiência operacional.

Ao contrário do que muitos imaginam, esse tipo de modelo externo não significa a substituição da equipe, mas a adição de um parceiro estratégico e especializado que toma frente nas etapas operacionais — exatamente as responsáveis por consumir boa parte do tempo dos profissionais.

Quando você terceiriza suas compras, ou algumas delas, permite que os profissionais qualificados que estão em seu time se dediquem mais às aquisições de alto valor, bem como outras questões relevantes.

O ganho é especial:

  • Melhoria nos processos;
  • Rdução do lead time;
  • Mais foco nas questões táticas;
  • Compliance e governança.

Reconheça, portanto, as competências que o seu varejo tem para comprar. Sempre que for necessário, use e abuse da expertise de uma equipe especializada para garantir a prevenção de perdas no varejo e a otimização do seu processo de compras.

Faça a gestão de cotações e o gerenciamento dos pagamentos

A utilização correta do capital da empresa, bem como a busca de bons preços para a compra de produtos e serviços necessários para eventuais manutenções, aumenta o lucro do seu varejo.

Sendo assim, prepare-se para buscar as melhores ofertas. Faça isso por meio de cotações e seja exigente na comparação entre as propostas sugeridas. O foco não pode ser somente no custo, ok? Observe bem o custo-benefício de cada uma.

Mantenha as áreas de compras e de estoque bem alinhadas

Outra dica: as áreas de compra e estoque devem estar sempre bem alinhadas. A justificativa é básica: estoque parado é aumento nos custos de armazenamento e risco de perda de mercadorias.

Esse risco é real e pode ser resultado de falhas, tempo ocioso e até pela expiração do prazo de validade, no caso dos itens perecíveis.

As áreas de compras e estoque precisam trabalhar em conjunto. Desse modo, conseguem fazer a oferta máxima de produtos com o menor estoque possível. Analise, portanto, os históricos de compras e vendas. Faça uma previsão de demanda e encontre o estoque de segurança.

Capacite seus funcionários

Todas as dicas de prevenção de perdas no varejo e de otimização do processo de compras requerem colaboradores dispostos a cumpri-las. Sem um time focado nos objetivos da empresa não há como seguir adiante e obter os resultados esperados.

Por isso, capacite-os e faça campanhas de endomarketing para que todos estejam em sincronia. Invista ainda em workshops, palestras e cursos para valorizar os profissionais que estão com você, aumentando a produtividade e a eficiência na execução das tarefas.

Gostou de conhecer mais sobre a prevenção de perdas no varejo? Então que tal ter acesso a mais conteúdos como este? Assine nossa newsletter e tenha acesso às novidades do blog da Arcana. O formulário está abaixo.

Assine nossa newsletter e receba nosso conteúdo em seu e-mail: